Informativa Privacy Utenti della piattaforma SaaS “OttavIA”

ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)

1. Titolare del trattamento e contatti

Il titolare del trattamento dei dati personali è Bargriviek S.r.l., C.F. e P.IVA 11516010961, con sede legale in Milano, Via Vincenzo Monti n. 8, CAP 20123.

Per richieste privacy e per l’esercizio dei diritti previsti dal GDPR puoi contattare il Titolare ai seguenti recapiti:

• E-mail privacy: [INDIRIZZO E-MAIL]
• PEC: bargriviek@legalmail.it
• Posta: Bargriviek S.r.l., Via Vincenzo Monti n. 8, 20123 Milano (MI)

Bargriviek S.r.l. ha valutato la propria organizzazione e i trattamenti svolti e ha stabilito che non sussiste l’obbligo di nominare un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO/RPD).

2. Ambito di applicazione e categorie di dati trattati

La presente informativa si applica alle persone fisiche che accedono, si registrano o utilizzano la piattaforma SaaS “OttavIA”, nonché ai soggetti cui è imputata la fatturazione del servizio. Ulteriori dettagli e informazioni sono disponibili nella Privacy Policy di OttavIA, reperibile al link: [LINK]

2.1 Dati trattati

Nell’ambito dell’utilizzo di OttavIA, Bargriviek può trattare le seguenti categorie di dati:

1. a) Dati anagrafici e di contatto

• nome e cognome;
• password;
• indirizzo e-mail;

2. b) Dati ricevuti tramite autenticazione Google OAuth 2.0 Se scegli di registrarti o accedere con Google (con Google Ireland che agisce quale Titolare Autonomo del trattamento), Bargriviek può ricevere:

• identificativo univoco dell’account Google;
• indirizzo e-mail associato;
• nome e cognome;
• eventuale immagine del profilo.

1. c) Dati relativi al pagamento

Per le transazioni di acquisto Bargriviek S.r.l. si appoggia a Lemon Squeezy, LLC che agisce quale Merchant of Records e Titolare Autonomo del trattamento, e può ricevere da questi:

• indirizzo e-mail;

1. d) Dati di utilizzo, log tecnici e dati di navigazione

• indirizzo IP;
• data e ora degli accessi;
• log di sistema;
• eventi applicativi;
• parametri di navigazione;
• informazioni su browser e dispositivo;
• altri dati tecnici necessari al funzionamento e alla sicurezza del servizio.

1. e) Dati del “Decision Trail” OttavIA registra un tracciato sintetico e strutturato delle scelte operative e redazionali compiute dall’utente all’interno dei progetti, al fine di documentare il suo apporto umano e creativo.
2. f) Dati relativi all’assistenza

• contenuti dei ticket di supporto;
• comunicazioni con il servizio clienti;
• segnalazioni di malfunzionamenti;
• richieste di assistenza tecnica;
• feedback sull’uso della piattaforma.

1. g) Dati relativi a endorsement degli utenti

• nome e cognome;

2.2 Da dove provengono i dati

I dati sono raccolti principalmente direttamente presso l’utente, ad esempio tramite:

• registrazione e creazione dell’account;
• utilizzo della piattaforma;
• richieste di supporto;
• comunicazioni con il Titolare.

Alcuni dati possono essere raccolti indirettamente, ai sensi dell’art. 14 GDPR, tramite soggetti terzi:

• Google Ireland Limited / Google LLC, se utilizzi la funzione “Accedi con Google”;
• Lemon Squeezy LLC, limitatamente all’indirizzo e-mail indicato in fase di pagamento, necessaria per associare pagamento, piano e licenza al tuo account.

2.3 Chiarimento sui pagamenti: ruolo di Lemon Squeezy LLC

Le operazioni di pagamento, incasso, fatturazione e gli adempimenti fiscali connessi agli abbonamenti e ai pacchetti di crediti extra sono gestiti da Lemon Squeezy LLC in qualità di Merchant of Record e titolare autonomo del trattamento per tali attività.

Bargriviek non raccoglie né archivia i dati completi degli strumenti di pagamento o delle coordinate bancarie degli utenti.

2.4 Chiarimento sui testi caricati dall’utente

Eventuali dati o riferimenti presenti nei testi, opere letterarie, materiali narrativi o altri contenuti caricati dall’utente come input di lavoro sono, secondo l’impostazione organizzativa dichiarata dal Titolare, non qualificati da Bargriviek come dati personali trattati dal Titolare, in ragione dell’impossibilità oggettiva di accertare la riferibilità delle figure descritte a persone fisiche viventi identificate o identificabili.

L’utente resta responsabile della legittimità del caricamento dei contenuti e garantisce di averne titolo.

3. Finalità del trattamento e basi giuridiche

Bargriviek tratta i dati personali per le finalità indicate di seguito, nel rispetto delle basi giuridiche previste dall’art. 6 GDPR.

3.1 Registrazione, autenticazione e uso della piattaforma

Per:

• creare e gestire l’account;
• autenticare l’utente;
• consentire l’accesso alle funzionalità di OttavIA;
• gestire i progetti;
• eseguire il contratto di licenza.

Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

3.2 Assistenza tecnica e gestione delle richieste

Per:

• fornire supporto tecnico e operativo;
• rispondere alle richieste di informazioni;
• gestire ticket, segnalazioni e anomalie.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

3.3 Decision Trail, trasparenza del workflow e documentazione dell’apporto creativo umano

Per:

• registrare le scelte redazionali e operative dell’utente;
• documentare il contributo umano al progetto;
• garantire trasparenza sul workflow assistito da IA;
• tutelare e provare, se necessario, la titolarità dei diritti e l’apporto creativo umano.

Basi giuridiche:

• art. 6, par. 1, lett. b) GDPR, per l’erogazione delle funzionalità del servizio;
• art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, per il legittimo interesse del Titolare alla documentazione tecnica del processo e alla trasparenza del sistema.

3.4 Sicurezza, prevenzione abusi e continuità operativa

Per:

• monitorare accessi e utilizzi;
• proteggere sistemi e infrastruttura;
• prevenire frodi, abusi e usi contrari ai termini del servizio;
• garantire disponibilità, resilienza e continuità del servizio.

Basi giuridiche:

• art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, per il legittimo interesse del Titolare alla sicurezza dei sistemi e dei dati;
• art. 6, par. 1, lett. c) GDPR, ove il trattamento sia necessario per adempiere obblighi legali applicabili.

3.5 Miglioramento del servizio e sviluppo interno

Per:

• analizzare l’uso complessivo della piattaforma;
• correggere errori e malfunzionamenti;
• migliorare interfaccia, workflow e processi interni.

Tali attività sono svolte, ove possibile, con misure di minimizzazione, aggregazione, anonimizzazione o pseudonimizzazione e senza utilizzare i contenuti dell’utente per addestrare i modelli di IA di base integrati nella filiera.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.

3.6 Adempimenti legali e tutela dei diritti

Per:

• adempiere obblighi civilistici, fiscali, contabili e amministrativi;
• accertare, esercitare o difendere un diritto del Titolare.

Basi giuridiche:

• art. 6, par. 1, lett. c) GDPR;
• art. 6, par. 1, lett. f) GDPR.

3.7 Endorsement

Se rilasci volontariamente una dichiarazione di endorsement utilizzabile a fini promozionali, il relativo trattamento avviene solo su tua specifica manifestazione di volontà.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. a) GDPR. Il consenso è revocabile in qualsiasi momento.

3.8 Assenza di decisioni automatizzate ex art. 22 GDPR

I trattamenti svolti tramite OttavIA non comportano decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici sull’utente o incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona.

4. Destinatari dei dati e trasferimenti extra-UE

I dati possono essere trattati da personale interno autorizzato e, nei limiti necessari, da fornitori che supportano il funzionamento della piattaforma.

In particolare, i dati possono essere comunicati o resi accessibili a:

• fornitori di hosting, infrastruttura cloud, database, backup e sicurezza applicativa;
• fornitori di modelli e servizi di intelligenza artificiale utilizzati per le funzionalità della piattaforma;
• fornitori di autenticazione federata;
• fornitori coinvolti nella vendita, fatturazione e incasso del servizio, ove operino come titolari autonomi.

Tali soggetti operano, a seconda dei casi:

• come responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR;
• oppure come titolari autonomi, per i trattamenti di rispettiva competenza.

4.1 Trasferimenti verso Paesi extra-SEE

Alcuni fornitori utilizzati da Bargriviek hanno sede o infrastrutture anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo, in particolare negli Stati Uniti, con possibile trasferimento o accesso transfrontaliero ai dati.

Quando ciò avviene, i trasferimenti sono gestiti nel rispetto del Capo V del GDPR e sono basati, a seconda dei casi, su:

• Clausole Contrattuali Standard (SCC) adottate dalla Commissione europea ai sensi dell’art. 46 GDPR;
• eventuali misure supplementari tecniche e contrattuali adeguate al caso concreto.

L’utente può richiedere ulteriori informazioni sulle garanzie adottate utilizzando i recapiti indicati nella presente informativa.

5. Conservazione dei dati (Retention Period)

I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità per cui sono raccolti e nel rispetto dei criteri di limitazione della conservazione previsti dal GDPR.

5.1 Dati dell’account e dati contrattuali

Sono conservati:

• per tutta la durata del rapporto contrattuale;
• successivamente, per 10 anni dalla cessazione del rapporto, nei limiti richiesti da obblighi civilistici, fiscali, contabili e probatori.

5.2 Dati del Decision Trail

Sono conservati:

• per la durata del relativo progetto;
• dopo la chiusura del progetto, per la durata del rapporto, per le finalità probatorie e di trasparenza del workflow;
• comunque, non oltre 180 giorni dalla cessazione del rapporto;
• trascorso tale termine, vengono cancellati.

5.3 Backup del database

I backup periodici del database sono soggetti a rotazione automatica a 30 giorni. Le eventuali cancellazioni richieste dall’utente si riflettono definitivamente sui backup al completamento del ciclo di rotazione.

5.4 Conservazione tecnica temporanea presso provider AI terzi

I contenuti inviati tramite API ai provider terzi di modelli di IA non sono conservati in modo persistente da Bargriviek. Tuttavia, tali provider possono effettuare una conservazione tecnica transitoria e autonoma, di norma fino a 30 giorni, per finalità di sicurezza, abuso monitoring e prevenzione di utilizzi illeciti, secondo le rispettive policy.

5.5 Log tecnici e di sicurezza

I log tecnici, di accesso e di sicurezza sono conservati, di regola, per un periodo compreso tra 6 e 12 mesi, salvo necessità di ulteriore conservazione in caso di incidenti, contenzioso o richieste dell’Autorità.

5.6 Dati trattati per finalità promozionali

I dati trattati sulla base del consenso per testimonianze, recensioni o endorsement sono conservati fino alla revoca del consenso e, comunque, per un periodo non superiore a 24 mesi dalla raccolta.

6. Misure di sicurezza

Bargriviek adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali, tenendo conto della natura del servizio e dei rischi del trattamento.

Tra i principali presidi adottati rientrano:

• cifratura dei dati in transito tramite protocolli sicuri, inclusa TLS 1.3;
• cifratura dei dati a riposo, ove applicabile, inclusa AES-256;
• sistemi di controllo degli accessi e profilazione per ruoli (RBAC);
• procedure di backup e ripristino;
• monitoraggio dei sistemi e gestione degli incidenti di sicurezza.

7. Diritti dell’interessato e reclamo

L’utente può esercitare, nei casi previsti dal GDPR, i diritti di:

• accesso ai dati personali;
• rettifica;
• cancellazione;
• limitazione del trattamento;
• portabilità dei dati, ove applicabile;
• opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse;
• revoca del consenso, quando il trattamento si basa sul consenso.

Per esercitare i tuoi diritti puoi:

• utilizzare, ove disponibile, le funzioni del tuo profilo utente;
• oppure scrivere a [INDIRIZZO E-MAIL] o alla PEC bargriviek@legalmail.it.

Bargriviek fornirà riscontro senza ingiustificato ritardo e, comunque, entro un mese dal ricevimento della richiesta, salvo i casi in cui il GDPR consenta una proroga.

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi la normativa applicabile, puoi proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali o all’autorità di controllo competente nel luogo in cui risiedi abitualmente, lavori o nel luogo in cui si sarebbe verificata la presunta violazione.

8. Aggiornamenti dell’informativa

La presente informativa può essere aggiornata o modificata nel tempo, ad esempio in caso di:

• evoluzioni normative;
• modifiche organizzative;
• cambiamenti nelle funzionalità della piattaforma;
• aggiornamento o sostituzione dei fornitori coinvolti nei trattamenti.

In caso di modifiche rilevanti, Bargriviek informerà gli utenti con mezzi appropriati, ad esempio tramite e-mail, avvisi in piattaforma o altri strumenti idonei.

Data di efficacia: dalla pubblicazione sulla piattaforma OttavIA.